Cómo planificar autocares lanzadera para un congreso o evento

Tres tipos de desplazamiento

• Llegadas y salidas al aeropuerto: repartidas en uno o dos días y ajustadas a las listas de vuelos.
• Del hotel a la sede: concentrados por la mañana y por la tarde, a menudo desde varios hoteles.
• Programa nocturno: una cena o una gala, normalmente con hora fija de ida y de vuelta.

¿Lanzadera en circuito o salidas programadas?

Una lanzadera en circuito mantiene los autocares circulando entre los hoteles y la sede a intervalos fijos, por ejemplo cada 15 o 20 minutos. Es adecuada para eventos grandes con varios hoteles. Las salidas programadas, en las que cada autocar sale a una hora fija, son más baratas y van bien a grupos más pequeños alojados en uno o dos hoteles.

Planifique para la hora punta

La mayoría de los asistentes quiere llegar en los 30 minutos previos a la primera sesión. Dimensione la flota para ese pico, no para la media, y escalone las salidas de los hoteles si la entrada de la sede es pequeña. Las semanas de feria llenan los hoteles lejos del centro y agotan pronto los autocares, así que reserve con mucha antelación.

El día del evento

• Carteles en el autocar y en cada punto de recogida de los hoteles.
• Una persona de su equipo en el hotel con más movimiento durante el pico de la mañana.
• Una lista compartida de contactos de los conductores y del coordinador de transporte.

Cómo obtener un precio

Envíe las fechas del evento, el número de asistentes, los hoteles y la sede con «Comprobar disponibilidad». Calculamos los autocares y las horas necesarias, comprobamos la disponibilidad y le enviamos el precio final antes de cualquier pago.